Un bénéficiaire effectif est défini comme la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25% du capital social ou des droits de vote d’une société, ou qui exercent par d’autres moyens un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de celle-ci ou sur l’assemblée générale de ses associés. La notion s’étend aussi aux trusts et entités similaires, où il s’agit des personnes qui exercent un contrôle ultime sur la gestion ou les bénéfices de ces structures.
La constitution du registre: une démarche essentielle
Pour satisfaire aux exigences légales, toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit recueillir et conserver les informations relatives à ses bénéficiaires effectifs. Ces informations doivent être consignées dans un document spécifique: le registre des bénéficiaires effectifs. Ce dernier doit comprendre l’identité complète des bénéficiaires effectifs ainsi que la nature et l’étendue de leur intérêt dans l’entreprise.
Le législateur a prévu que ce document soit mis à jour régulièrement afin de refléter tout changement affectant la structure propriétaire ou le contrôle de l’entreprise. Un changement peut être occasionné par exemple par une cession d’actions, une modification statutaire changeant la répartition des pouvoirs au sein de l’entreprise ou encore par le départ ou l’arrivée d’un bénéficiaire effectif.
Mise à jour obligatoire: quels sont les délais ?
La mise à jour du registre des bénéficiaries effectifs doit être faite sans tarder dès lors qu’une modification survient. En pratique, cela signifie que toute modification concernant les informations des bénéficiaires doit être déclarée dans un délai d’un mois à compter du fait générateur. Le défaut de dépôt dans ce délai peut entraîner des sanctions pénales, notamment des amendes pouvant aller jusqu’à 7 500 euros pour les dirigeants.
Il est donc crucial pour toute entreprise concernée par cette obligation légale d’avoir en place des processus internes permettant de détecter rapidement toute évolution susceptible d’affecter le registre. L’établissement d’un calendrier pour le suivi régulier et l’examen périodique du registre est aussi recommandé afin d’éviter tout manquement involontaire.
L’accès au registre: une information publique sous conditions
Bien que contenant des informations sensibles, le registre n’est pas pour autant inaccessible. Les autorités judiciaires, les services de douanes ainsi que les organismes chargés de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme peuvent y accéder sans restriction. Pour les tiers souhaitant consulter ce registre, l’accès peut être possible mais celui-ci sera limité aux informations essentielles concernant l’identité des bénéficiaires effectifs sans inclure les détails précis tels que leur domicile personnel.
En somme, bien que constituer et mettre à jour régulièrement son registre puisse sembler contraignant pour bon nombre d’entreprises, il s’agit là d’une mesure essentielle visant à garantir plus de transparence financière dans l’espace économique mondial. Les sociétés doivent intégrer ces processus dans leurs pratiques courantes pour se conformer non seulement aux exigences légales mais aussi afin d’asseoir leur crédibilité auprès des partenaires commerciaux et financiers.
